Un cuarto frío no se puede manejar de un modo arbitrario. Se requieren establecer criterios administrativos, operativos y de control que garanticen un uso adecuado y eficiente de los equipos; esto permitirá que se logren los beneficios esperados para los productores y comerciantes. Es así como se debe planificar su utilización, prever los controles de calidad, capacitar el personal que lo operará, registrar las entradas y salidas, organizar la apertura y cierre de puertas, entre otras actividades.

Como toda empresa con objetivos definidos, el manejo de un cuarto frío requiere de una dirección clara, que esté en armonía con este objetivo planteado y que pueda identificar en todo momento tanto las políticas de utilización del cuarto como las responsabilidades personales.

No es una administración autoritaria, porque se requiere que exista suficiente confianza entre quien administra, quien opera y quien utiliza el servicio, pero sí debe haber claridad en la toma de decisiones, sobre todo ante situaciones que requieren urgente solución. El tener definido el organigrama, claridad en las funciones y reglas de trabajo, facilitan la operación del cuarto frío.

Uno de los problemas que surgen por un inadecuado manejo, es el deterioro del producto: algunas veces será pérdida de peso, marchitez, calidad organoléptica, pero en ocasiones, puede ocurrir un problema serio de contaminación por hongos o de daño por frío que lleve a la pérdida total del producto. Aquí la autoridad de mando es muy importante: el determinar qué hacerse, cómo hacerlo y vigilar que se haga es vital, para garantizar la calidad del producto.

Almacenar frutas en un cuarto frío requiere de gran atención a una serie de aspectos que en su conjunto garantizan el éxito de la operación.

Uno de ellos es la cadena de frío, que garantiza que los productos se mantendrán en una temperatura durante todo el tiempo de comercialización.

Aunque el preenfriamiento y el almacenamiento refrigerado son dos operaciones separadas, el tiempo que transcurre entre una y otra debe ser mínimo para evitar que la fruta incremente su temperatura y pierda los efectos benéficos logrados con el preenfriamiento.

Previamente a la carga del cuarto frío se deben establecer las condiciones en las que se almacenarán los productos. Cada uno tiene una temperatura y humedad relativa ideales para lograr el mayor tiempo de conservación.
La manipulación correcta de los equipos de refrigeración no lo es todo, contar con un espacio y tareas bien definidas también es importante para que cada instrumento preste su servicio de manera óptima y cada función se utilice adecuadamente.

Siempre es necesario realizar mantenimientos periódicos, que de evitarlos se pueden ocasionar fallas, las cuales sin una atención necesaria desencadenan todo tipo de problemas.

La revisión de medidas de aceite, conexiones eléctricas, picos de voltaje, áreas despejadas, buen manejo de las instalaciones son otros temas importantes en la conservación del equipo y cuarto.

Además a esto también se resalta el hecho que las cortinas deben siempre mantener en un estado óptimo, sin cortes, deben estar completas, bien puestas, y permanecer cerradas cuando sea necesario para evitar pérdidas de frío.

Adicional a esto se debe evitar almacenar cajas contra las paredes de los cuartos, no usar las paredes de topes de almacenaje, esto genera sobre cargas a los procesos de enfriamiento y deteriora los equipos de refrigeración.

Por último debe evitarse a toda costa dejar secando prendas (Guantes, medias, gorras, etc.) en las mallas, calefactores, calderas, resistencias, tubos, etc., cualquier
parte o espacio con calor por parte de los empleados, para evitar no solo accidentes como quemaduras u otras lesiones sino daños a los equipos de refrigeración y su funcionamiento.